إدخال معلومات الطلب ثلاث مرات، لا عجب أن ساعات العمل الإضافية تتراكم

رأيي في هذا: عليكم يا رفاق وضع قالب قياسي بأنفسكم. لن أستمر في مطالبتي بحل كل هذه التفاصيل التافهة. فكروا في ما يسهل عملكم.

على سبيل المثال الآن، تضعون الرقم "2" متبوعًا بـ "شبكة مزدوجة"، و"1" مع "شبكة مفردة"، ثم كيف يجب تسمية "2.5"؟ ثم تكررون الأرقام بالحروف الصينية. هل نحتاج لاحقًا إلى الأرقام الصينية الكبيرة إذا ظهرت مشكلات إضافية؟ كل المعلومات ذات الصلة تحتاج فقط إلى الظهور في مكان واحد، مع التفاصيل الإضافية في الملاحظات.

فقط تخيلوا — ألا يخلق هذا مزيدًا من العمل للجميع؟ أكثر من مجردكم سيعملون على هذا النظام. ناقشوا الأمر مع أيان وثبتوا القالب.

إليك ما حدث سابقًا: طلبت زوجة المدير من الموظفين تكرار المعلومات المذكورة بالفعل في قالب الطلب مرة أخرى في قسم الملاحظات. الأمر يشبه تكرار المعلومات المهمة ثلاث مرات. ما الفائدة؟ إذا كنت قد كتبتها مسبقًا وأعدت ذكرها مرة أخرى في الملاحظات، هل يمكنك وضع كل معلومة تريد إيصالها في عمود الملاحظات؟ لا أعتقد أن هذا ضروري.

يأتي إليّ العديد من الموظفين لتأكيد تفاصيل صغيرة من الاتصالات الداخلية. في رأيي، يمكنهم اتخاذ هذه القرارات بأنفسهم. طالما أن الجميع يتحققون بشكل متبادل لضمان عدم وجود سوء فهم. فقط اذكر المعلومات بوضوح في المكان المناسب لها.

إذا كان تنسيق العرض الحالي مربكًا، فانتقل إلى تخطيط أوضح يتجنب سوء الفهم بين الفرق. نحن نسعى لإجراء تعديلات لأن سوء الفهم حدث داخليًا من قبل.

لكن تكرار المعلومات الموجودة باستمرار داخل عمود الملاحظات لا فائدة منه. ما رأيكم جميعًا؟ اتركوا أفكاركم في التعليقات.